Cátedra: Introducción al Procesamientos de Datos
Facilitadora: Xiomara Pacheco
Sección “z4”
Aplicación del IPD
Integrantes:
Abnel Delgado
Gloria Figuera
Palo Verde, Febrero 2009
Estudios y Proyectos Xiomara, S.A., es una empresa de ingeniería petrolera, en los procesos administrativos existe un programa llamado Bizwork, creado para mantener a RRHH, Tesorería, Contabilidad y Auditoria conectado las 24 horas de cada uno de los 360 días del año, es claro que el sistema esta bien adaptado a los requerimientos de una empresa moderna.
Ahora bien dentro de este sistema existe uno aparte llamado sistema Kronos, el cual se encargado recibir, ordenar y cargar en dicho sistema una especie de lista de asistencia de cada empleado, en la actualidad contamos con 800 trabajadores, que se resume en 800 cada semana de cada mes, lo que es igual a 800 hojas por cuatro semanas por doce meses del año, un aproximado de 384000 hojas anuales. Es más que claro que en este sistema no se ahorra ni tiempo ni dinero, mucho menos se promueve la conservación del ambiente.
• Identificar el problema
El sistema Kronos es un mecanismo totalmente manual, donde se debe hacer la recolección y procesamiento de las hojas de asistencia con los métodos rudimentarios:
1. El seguimiento a cada individuo se hace vía teléfono y por correo electrónico.
2. La recolección es mediante las posibilidades de cada sector, la región de caracas se traslada hasta el sistema K. las regionales envían la asistencia por medio de fax, correo electrónico y correo interno de la empresa, vale resaltar que la empresa cuenta con 4 regionales, Maracaibo, PTO Fijo, PTO Cabello y San Tome
3. La carga o procesamiento de datos se hace por el mecanismo de entrada al CPU, el teclado una por una de las hojas enviadas.
4. La realización de los informes se hace utilizando el sistema de EXCEL:
• Definir objetivo General y Especifico
1. Objetivo general: mantener el orden y cálculo exacto de las horas hombres empleadas por cada individuo para realzar cada proyecto.
2. Objetivo específico: tener a la mano el cálculo exacto de las horas hombres de cada regional y para cada proyecto, garantizando la satisfacción del cliente.
• Delimitar el alcance
El sistema K. se limita a la cantidad y calidad de trabajo, en ocasiones los empleados ponen días de asistencia en varios proyectos, los cuales no tienen autorizado tocar, ocasionando problemas para el sistema, o los gerentes y encargados no están al tanto de estas horas que debieron ser notificadas.
Por ser en su totalidad manual no se tiene control en si la información es real o es ficticia, y por ser tantos empleados los encargado del sistema no se dan basto en verificar si es o no la información correcta.
• Importancia
Este sistema es una pieza vital de funcionamiento organizacional, éste permite tener el cálculo de las horas hombres totales, que luego serán enviadas con su correspondiente facturación a nuestros clientes. El mal calculo de estas horas pueden causar una perdida de ingresos o una enorme cantidad de dinero sin facturar, por esta razón este sistema es importante mejorarlo, debido a que la demanda del mismo lo requiere.
Estudios y Proyectos Xiomara, S.A., empresa de ingeniería asociada a Grupo Hidromara la cual se encuentra en Roma una de las mayores empresas de ingeniería del mundo, Estudios y Proyectos Xiomara, S.A. tiene 50 años en el marcado venezolano, cuenta con una sede principal en Caracas y cuatro regionales, especializadas en trabajo de campo y administrativo:
1. Maracaibo
2. Punto Fijo
3. Puerto la Cruz
4. San Tome, cuenta con un aproximado de 800 trabajadores, y existen proyectos de abrir fronteras en Colombia y México.
Indicar como será el procesamiento de datos, en cuanto a:
• Recolección
Los datos que se necesitan para el funcionamiento del sistema K. debe se proporcionado directamente por cada trabajador, introduciendo la información en su computador, pues con el nuevo programa operativo el sistema podrá ser instalado entonos los CPU de la empresa, agilizando la recolección y ahorrando material ambiental, (papel)
• Verificación
Cada gerente o encargado de cada grupo de trabajo y proyecto de la empresa debe recibir el reporte de las horas reportadas por sus subordinado, de esta manera el gerente podrá autorizar las horas hombres que el considere correctas y rechazar las menos conveniente, de esta manera el trabajador podrá reordenar las horas trabajadas para repetir el proceso. Por otro lado el gerente autorizando las horas hombres, será enviadas on line al sistemas K. donde no habrá necesidad de procesar el dato manualmente, si no que deberá aparecer un cuadro de dialogo donde le pregunta al operador de maquina del sistema si desea guardar la información en la base de datos.
• Ordenamiento
Dentro de la base de datos existe un proceso que clasifica las horas autorizadas por numero de proyecto y por gerente encargado, en cuanto los números de menor a mayor y los nombres se empieza por el apellido y en orden alfabético.
• Sistematización
En esta área del programa, el mismo actuara de manera muy inteligente, recibiendo una orden del operador, para satisfacer su necesidad según sea en caso, por lo general se pedirá un resumen mensual de cada gerente y cada proyecto para poder facturar las horas hombres clasificando con más precisión cada proyecto.
• Cálculo
El calculo numérico en este sistema claro esta será automático, pero a base de 8 horas diaria y 40 horas semanales, el programa al realizar el calculo deberá ser uno a uno de cada trabajador, y al momento de existir horas de mas o de menos el operador y el gerente encargado de este empleado quedan advertidos para solucionar el problema, y así poder hacer el cierre correspondiente de cada mes.
• Recuperación
Si existiera la posibilidad de un fallo en el sistema o que se borre por accidente gran cantidad de datos, la programación del nuevo sistema estará en constante almacenamiento en el disco duro y en la memoria del departamento de informática de esta organización, para así poder tener seguridad en la información. Sin embargo siempre se realiza actualización de datos y gradado de soportes en discos, por cualquier convergencia
• Reproducción
La reproducción de los datos será llevada directamente por pantalla del computador y solo llevara datos alfanuméricos, pues no se utilizara ni graficas ni vides demostrativos de la información requerida, sin embargo podría incluirse en un futuro.
• Procesamiento de datos
El procesamiento será totalmente automático, la única intervención del operador será cuando el sistema le haga preguntas mediante un cuadro de dialogo, y cuando se elabore los reportes e informes por medio de la reproducción de la información almacenada por el sistema.
• Indicar que controles automatizados y manuales contemplará el proceso o los procesos que están evaluando.
Los controles automatizados será el envío on line de la información desde en computador del empleado hasta el computador del encargado o gerente del proyecto y una vez aprobada la horas hombres será llevado por el mismo control on line al operador del sistema Kronos, al inicio del proceso, lo manual seria la carga de las horas que se realizaría a responsabilidad de cada trabajador de la organización, y estos procesos serán lavados a cabo mediante el nuevo sistema una vez mejorados.
• Indicar Dispositivos de: Entrada, Almacenamiento y Salida Ecológicos (cintas, CD, Pen drive, entre otros). Indicar tamaño de memoria que requieren.
Como se ha venido diciendo el control de entrada seria el CPU de cada trabajador pues con el nuevo sistema podrá ser instalados e todos los computadores de la organización, en dispositivo de entrada será exclusivamente por el teclado a la maquina, para cargar en el sistema las horas hombres, sin embargo su almacenamiento será compartido en la memoria central de la compañía (en el departamento de informática), t los trabajadores solo tendrán acceso a su cuenta personal dentro del sistema, al igual que los encargados de los proyectos, por otra parte el operador del sistema en general tendrá acceso a toda la información con su acceso personal maestro. Una vez terminado el proceso de un mes en especifico el dispositivo de salida mas convencional y utilizado seria en monitor de la maquina, pues esta información será enviada vía e-mail a la alta gerencia, y si usaremos un dispositivo de salida externo lo mas recomendable seria un PEN derive o disco compacto para evitar el malgasto de papel.
• Indicar tipo de software (libre o propietario). Especificando tipo de Base de Datos, lenguaje de programación, compactibilidad con el (los) sistema (s).
El software debe ser propiedad de la organización, dado que uno libre seguramente n nos ayudaría en nuestro cometido ni nos daría la eficiencia que un creado exclusivamente para nuestra organización, es claro que nuestra base de datos esta en formato digital y dinámica para su posterior modificación, utilizando el lenguaje de programación pascal empleado para programar Windows y así poder tener una compatibilidad con el sistema y el procesador.
• Especificar etapas para la Implantación y adiestramiento.
Se empezaría con una prueba piloto donde solo la casa matriz gozaría de ese nuevo prometo al cabo de unas tres meses si el producto es exitoso se implantara a una escala masiva para así poder avanzar en este ámbito. Por otro lado el adiestramiento será individual, dado a que el sistema no es de mucha complejidad, será llevado a un enlace donde puedan ver una presentación clara y concreta para su uso.
• Especificar si los usuarios requieren el uso de intranet.
Todos los usuarios necesitan la intranet e Internet para el proceso de elaboración, aprobación y procesamiento de las Hojas Kronos
• Indique si considera necesario controles de acceso al Hardware (bloqueo de computadores-terminales, dispositivos físicos).
No, debido a que el mismo sistema te pide un acceso personal para poder cargar y ver las horas hombres personales.
• Indicar que estrategia utilizaría usted para informar a los usuarios de los aspectos más relevantes de la Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas y de la Ley especial Contra los Delitos Informáticos. Y cuales artículos de la Ley indicaría.
Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, se darían a conocer el artículo 2, pues revela los conceptos más relevantes empleados en dicha ley, el artículo 11 donde se establece las reglas para la determinación de la recepción de los datos y el artículo 12 donde establece el lugar de emisión y recepción de los datos.
Ley especial Contra los Delitos Informáticos, se darían a conocer los artículos que componen el titulo uno, pues es su totalidad permiten la apertura al entendimiento de esta ley, con las advertencias de posibles delitos que se puedan cometer.
Nuestras medidas para hacer conocer estas leyes y los artículos que nos han parecido mas relevantes para empezar en su estudio seria:
1. Folletos informativos
2. En nuestra universidad hacer pancartas que lleven a la población a investigar
3. Foros y charlas publicas
4. Mensajes vía Internet para la difusión de nuestro mensaje
5. Campaña de concientización.
Es muy importante que estas leyes sean difundida en el país, puesto que estamos entrando en una sociedad netamente globaliza en tecnología e innovación, que ya es parte de nuestra vida cotidiana, el Estado como ente rector de leyes juega un papel crucial en esta área pues debe hacer la publicidad pertinente para que ningún venezolano caiga en esta nueva banda delictiva que esta tomando fuerza.
Facilitadora: Xiomara Pacheco
Sección “z4”
Aplicación del IPD
Integrantes:
Abnel Delgado
Gloria Figuera
Palo Verde, Febrero 2009
Estudios y Proyectos Xiomara, S.A., es una empresa de ingeniería petrolera, en los procesos administrativos existe un programa llamado Bizwork, creado para mantener a RRHH, Tesorería, Contabilidad y Auditoria conectado las 24 horas de cada uno de los 360 días del año, es claro que el sistema esta bien adaptado a los requerimientos de una empresa moderna.
Ahora bien dentro de este sistema existe uno aparte llamado sistema Kronos, el cual se encargado recibir, ordenar y cargar en dicho sistema una especie de lista de asistencia de cada empleado, en la actualidad contamos con 800 trabajadores, que se resume en 800 cada semana de cada mes, lo que es igual a 800 hojas por cuatro semanas por doce meses del año, un aproximado de 384000 hojas anuales. Es más que claro que en este sistema no se ahorra ni tiempo ni dinero, mucho menos se promueve la conservación del ambiente.
• Identificar el problema
El sistema Kronos es un mecanismo totalmente manual, donde se debe hacer la recolección y procesamiento de las hojas de asistencia con los métodos rudimentarios:
1. El seguimiento a cada individuo se hace vía teléfono y por correo electrónico.
2. La recolección es mediante las posibilidades de cada sector, la región de caracas se traslada hasta el sistema K. las regionales envían la asistencia por medio de fax, correo electrónico y correo interno de la empresa, vale resaltar que la empresa cuenta con 4 regionales, Maracaibo, PTO Fijo, PTO Cabello y San Tome
3. La carga o procesamiento de datos se hace por el mecanismo de entrada al CPU, el teclado una por una de las hojas enviadas.
4. La realización de los informes se hace utilizando el sistema de EXCEL:
• Definir objetivo General y Especifico
1. Objetivo general: mantener el orden y cálculo exacto de las horas hombres empleadas por cada individuo para realzar cada proyecto.
2. Objetivo específico: tener a la mano el cálculo exacto de las horas hombres de cada regional y para cada proyecto, garantizando la satisfacción del cliente.
• Delimitar el alcance
El sistema K. se limita a la cantidad y calidad de trabajo, en ocasiones los empleados ponen días de asistencia en varios proyectos, los cuales no tienen autorizado tocar, ocasionando problemas para el sistema, o los gerentes y encargados no están al tanto de estas horas que debieron ser notificadas.
Por ser en su totalidad manual no se tiene control en si la información es real o es ficticia, y por ser tantos empleados los encargado del sistema no se dan basto en verificar si es o no la información correcta.
• Importancia
Este sistema es una pieza vital de funcionamiento organizacional, éste permite tener el cálculo de las horas hombres totales, que luego serán enviadas con su correspondiente facturación a nuestros clientes. El mal calculo de estas horas pueden causar una perdida de ingresos o una enorme cantidad de dinero sin facturar, por esta razón este sistema es importante mejorarlo, debido a que la demanda del mismo lo requiere.
Estudios y Proyectos Xiomara, S.A., empresa de ingeniería asociada a Grupo Hidromara la cual se encuentra en Roma una de las mayores empresas de ingeniería del mundo, Estudios y Proyectos Xiomara, S.A. tiene 50 años en el marcado venezolano, cuenta con una sede principal en Caracas y cuatro regionales, especializadas en trabajo de campo y administrativo:
1. Maracaibo
2. Punto Fijo
3. Puerto la Cruz
4. San Tome, cuenta con un aproximado de 800 trabajadores, y existen proyectos de abrir fronteras en Colombia y México.
Indicar como será el procesamiento de datos, en cuanto a:
• Recolección
Los datos que se necesitan para el funcionamiento del sistema K. debe se proporcionado directamente por cada trabajador, introduciendo la información en su computador, pues con el nuevo programa operativo el sistema podrá ser instalado entonos los CPU de la empresa, agilizando la recolección y ahorrando material ambiental, (papel)
• Verificación
Cada gerente o encargado de cada grupo de trabajo y proyecto de la empresa debe recibir el reporte de las horas reportadas por sus subordinado, de esta manera el gerente podrá autorizar las horas hombres que el considere correctas y rechazar las menos conveniente, de esta manera el trabajador podrá reordenar las horas trabajadas para repetir el proceso. Por otro lado el gerente autorizando las horas hombres, será enviadas on line al sistemas K. donde no habrá necesidad de procesar el dato manualmente, si no que deberá aparecer un cuadro de dialogo donde le pregunta al operador de maquina del sistema si desea guardar la información en la base de datos.
• Ordenamiento
Dentro de la base de datos existe un proceso que clasifica las horas autorizadas por numero de proyecto y por gerente encargado, en cuanto los números de menor a mayor y los nombres se empieza por el apellido y en orden alfabético.
• Sistematización
En esta área del programa, el mismo actuara de manera muy inteligente, recibiendo una orden del operador, para satisfacer su necesidad según sea en caso, por lo general se pedirá un resumen mensual de cada gerente y cada proyecto para poder facturar las horas hombres clasificando con más precisión cada proyecto.
• Cálculo
El calculo numérico en este sistema claro esta será automático, pero a base de 8 horas diaria y 40 horas semanales, el programa al realizar el calculo deberá ser uno a uno de cada trabajador, y al momento de existir horas de mas o de menos el operador y el gerente encargado de este empleado quedan advertidos para solucionar el problema, y así poder hacer el cierre correspondiente de cada mes.
• Recuperación
Si existiera la posibilidad de un fallo en el sistema o que se borre por accidente gran cantidad de datos, la programación del nuevo sistema estará en constante almacenamiento en el disco duro y en la memoria del departamento de informática de esta organización, para así poder tener seguridad en la información. Sin embargo siempre se realiza actualización de datos y gradado de soportes en discos, por cualquier convergencia
• Reproducción
La reproducción de los datos será llevada directamente por pantalla del computador y solo llevara datos alfanuméricos, pues no se utilizara ni graficas ni vides demostrativos de la información requerida, sin embargo podría incluirse en un futuro.
• Procesamiento de datos
El procesamiento será totalmente automático, la única intervención del operador será cuando el sistema le haga preguntas mediante un cuadro de dialogo, y cuando se elabore los reportes e informes por medio de la reproducción de la información almacenada por el sistema.
• Indicar que controles automatizados y manuales contemplará el proceso o los procesos que están evaluando.
Los controles automatizados será el envío on line de la información desde en computador del empleado hasta el computador del encargado o gerente del proyecto y una vez aprobada la horas hombres será llevado por el mismo control on line al operador del sistema Kronos, al inicio del proceso, lo manual seria la carga de las horas que se realizaría a responsabilidad de cada trabajador de la organización, y estos procesos serán lavados a cabo mediante el nuevo sistema una vez mejorados.
• Indicar Dispositivos de: Entrada, Almacenamiento y Salida Ecológicos (cintas, CD, Pen drive, entre otros). Indicar tamaño de memoria que requieren.
Como se ha venido diciendo el control de entrada seria el CPU de cada trabajador pues con el nuevo sistema podrá ser instalados e todos los computadores de la organización, en dispositivo de entrada será exclusivamente por el teclado a la maquina, para cargar en el sistema las horas hombres, sin embargo su almacenamiento será compartido en la memoria central de la compañía (en el departamento de informática), t los trabajadores solo tendrán acceso a su cuenta personal dentro del sistema, al igual que los encargados de los proyectos, por otra parte el operador del sistema en general tendrá acceso a toda la información con su acceso personal maestro. Una vez terminado el proceso de un mes en especifico el dispositivo de salida mas convencional y utilizado seria en monitor de la maquina, pues esta información será enviada vía e-mail a la alta gerencia, y si usaremos un dispositivo de salida externo lo mas recomendable seria un PEN derive o disco compacto para evitar el malgasto de papel.
• Indicar tipo de software (libre o propietario). Especificando tipo de Base de Datos, lenguaje de programación, compactibilidad con el (los) sistema (s).
El software debe ser propiedad de la organización, dado que uno libre seguramente n nos ayudaría en nuestro cometido ni nos daría la eficiencia que un creado exclusivamente para nuestra organización, es claro que nuestra base de datos esta en formato digital y dinámica para su posterior modificación, utilizando el lenguaje de programación pascal empleado para programar Windows y así poder tener una compatibilidad con el sistema y el procesador.
• Especificar etapas para la Implantación y adiestramiento.
Se empezaría con una prueba piloto donde solo la casa matriz gozaría de ese nuevo prometo al cabo de unas tres meses si el producto es exitoso se implantara a una escala masiva para así poder avanzar en este ámbito. Por otro lado el adiestramiento será individual, dado a que el sistema no es de mucha complejidad, será llevado a un enlace donde puedan ver una presentación clara y concreta para su uso.
• Especificar si los usuarios requieren el uso de intranet.
Todos los usuarios necesitan la intranet e Internet para el proceso de elaboración, aprobación y procesamiento de las Hojas Kronos
• Indique si considera necesario controles de acceso al Hardware (bloqueo de computadores-terminales, dispositivos físicos).
No, debido a que el mismo sistema te pide un acceso personal para poder cargar y ver las horas hombres personales.
• Indicar que estrategia utilizaría usted para informar a los usuarios de los aspectos más relevantes de la Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas y de la Ley especial Contra los Delitos Informáticos. Y cuales artículos de la Ley indicaría.
Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, se darían a conocer el artículo 2, pues revela los conceptos más relevantes empleados en dicha ley, el artículo 11 donde se establece las reglas para la determinación de la recepción de los datos y el artículo 12 donde establece el lugar de emisión y recepción de los datos.
Ley especial Contra los Delitos Informáticos, se darían a conocer los artículos que componen el titulo uno, pues es su totalidad permiten la apertura al entendimiento de esta ley, con las advertencias de posibles delitos que se puedan cometer.
Nuestras medidas para hacer conocer estas leyes y los artículos que nos han parecido mas relevantes para empezar en su estudio seria:
1. Folletos informativos
2. En nuestra universidad hacer pancartas que lleven a la población a investigar
3. Foros y charlas publicas
4. Mensajes vía Internet para la difusión de nuestro mensaje
5. Campaña de concientización.
Es muy importante que estas leyes sean difundida en el país, puesto que estamos entrando en una sociedad netamente globaliza en tecnología e innovación, que ya es parte de nuestra vida cotidiana, el Estado como ente rector de leyes juega un papel crucial en esta área pues debe hacer la publicidad pertinente para que ningún venezolano caiga en esta nueva banda delictiva que esta tomando fuerza.
